Een collega die niet goed functioneert: elke organisatie krijgt er weleens mee te maken. Waaróm iemand z’n werk niet goed uitvoert, kan allerlei redenen hebben – zowel privé als zakelijk. Belangrijk is dat je als hr-professional het gesprek aangaat, om samen tot een oplossing te komen. Hoe je dat doet? Dat lees je in dit artikel.
Heb je een collega in je team die hier en daar steken laat vallen? Dat kan zich op allerlei manieren uiten: iemand communiceert bijvoorbeeld onduidelijk, komt afspraken niet na of maakt slordigheidsfouten. Dit zogenaamde ‘disfunctioneren’ kan allerlei oorzaken hebben. Het kan zijn dat je collega:
- niet precies weet wat de functie-eisen zijn;
- niet genoeg instructies of uitleg heeft gekregen;
- de juiste opleiding of werkervaring mist;
- te weinig wordt uitgedaagd;
- persoonlijke problemen heeft;
- overwerkt is of een burn-out heeft.
Communicatie is ‘key’
Pas als je weet waarom iemand niet goed functioneert, kun je dit probleem bij de wortels aanpakken. De belangrijkste tip is dan ook: praat met je collega. Het is van belang om in zo’n gesprek te denken vanuit de oplossing, en niet het probleem. Vertel je collega dat zijn of haar gedrag invloed heeft op de rest van het team, maar hou het wel positief – dan is de kans groter dat het gesprek zoden aan de dijk zet.
Kijk maar eens naar het verschil:
X ‘Als je je werk niet op tijd afrondt, halen we ons doel voor dit jaar niet.’
✓ ‘Als we samen je planning op orde brengen, kunnen we onze jaardoelen halen.’
Heldere profielen
Wat de reden van iemands ‘disfunctioneren’ ook is: duidelijke functieprofielen zijn belangrijk. Daarin staat precies wat iemands taken en verantwoordelijkheden zijn, en welke ervaring en opleiding voor de betreffende functie nodig zijn. Zo weten werkgever én werknemer wat de verwachtingen zijn. Geven collega’s aan dat ze te weinig worden uitgedaagd? Dan kunnen jullie samen beslissen het takenpakket uit te breiden.
Kennis bijspijkeren
Uit jullie gesprek kan ook blijken dat je collega bepaalde kennis of skills mist om de functie goed uit te kunnen voeren. Je kunt dan kiezen voor overplaatsing, maar omscholen is ook een optie. Bespreek wat de opleidingsmogelijkheden zijn – óók qua budget – en onderzoek samen of er een cursus of workshop is die je collega kan volgen. Soms heeft iemand ook al baat bij extra uitleg, of betere begeleiding op de werkvloer vanuit een leidinggevende.
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat privézaken een rol spelen – denk bijvoorbeeld aan een scheiding, geldproblemen of ziekte. Belangrijk is dat je iemands privacy respecteert: accepteer het als je collega ergens liever niet over praat. Krijg je de indruk dat hij of zij minder goed functioneert door onzekerheid, stress of een overvolle agenda? Dan biedt een externe coach of de bedrijfspsycholoog uitkomst.
Aan de slag met een verbeterplan
Noteer tijdens jullie gesprek al je feedback. Aan de hand daarvan stellen jullie samen een verbeterplan op. Zorg dat het plan ‘SMART’ is: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Vergeet niet om ’t vervolgens allebei te ondertekenen, dan weet je zeker dat jullie er beiden achter staan. Daarna is het belangrijk om te blijven evalueren – liefst elke twee weken.
Voorkomen is beter dan genezen
Je kunt nooit helemaal voorkomen dat een collega minder goed functioneert dan je van tevoren had gedacht. Maar: een goede selectieprocedure verkleint de kans op een ‘mismatch’. Hoe beter je aan de voorkant selecteert, hoe groter de kans dat iemand binnen organisatie en functie past. Dat kan bijvoorbeeld door een duidelijke vacaturetekst, maar ook een goed sollicitatiegesprek doet wonderen. Hoe je dat voert, lees je hier.