Zodra je vacature online staat, kandidaten hebben gesolliciteerd en jij de beste hebt geselecteerd, begint het belangrijkste deel van de sollicitatieprocedure: kennismaken. De juiste nieuwe collega vinden, begint namelijk bij een open en eerlijk gesprek. Hét moment waarop je bepaalt of iemand geschikt is voor de rol – en past bij je organisatie.
Wie ‘A’ zegt…
Als werkgever verwacht je natuurlijk dat sollicitanten goed beslagen ten ijs komen, maar zelf moet je óók voorbereid zijn. Om na een uur de juiste inschatting te kunnen maken, voer je een sollicitatiegesprek het liefst volgens passende gesprekstechnieken. Je kunt de structuur van het gesprek grofweg in vier fases opdelen: aanvang, analyse, aanbod/advies, en afronding. Dit noemen we het 4A-model. Door je hieraan te houden, haal je het meest uit je kennismaking.
Beter luisteren met LSD
Het begint allemaal bij de ontvangst: je schudt elkaar de hand, biedt iets te drinken aan en breekt het ijs – bijvoorbeeld door iets over jezelf of het bedrijf te vertellen. Vervolgens leer je de sollicitant in de analysefase écht kennen – nu komen die gesprekstechnieken dus goed van pas. Je vormt een oordeel over de kandidaat door de juiste vragen te stellen, maar onderschat ook niet de kunst van het luisteren. Probeer daarvoor eens de LSD-methode: luisteren, samenvatten en doorvragen. Luister actief en met een open houding. Dat betekent: oogcontact maken, af en toe instemmend knikken en een ontspannen houding – dus geen armen over elkaar. Door zo nu en dan samen te vatten wat de kandidaat je vertelt, weet je zeker dat je diegene goed hebt begrepen. Bovendien hou je het gesprek hierdoor overzichtelijk. Vervolgens kun je makkelijker en doelgerichter doorvragen, bijvoorbeeld zo: ‘Wat bedoel je hier precies mee?’ of ‘Kun je dat verder toelichten?’
Onder de loep
Een andere effectieve manier om sollicitanten te leren kennen, is de STARR-methode – situatie, taak, actie, resultaat en reflectie. Hiermee leg je een bepaalde competentie van je kandidaat onder een vergrootglas. Neem een vaardigheid die belangrijk is voor de desbetreffende functie. Door over deze vaardigheid STARR-vragen te stellen, laat je de sollicitant aan de hand van praktijkvoorbeelden uitleggen in welke mate ze een bepaalde competentie beheersen. Daarbij leggen ze uit wat hun rol in die situatie was, hoe ze een specifiek probleem hebben aangepakt, met welk resultaat én hoe ze dit een volgende keer zouden doen.
Netjes afronden
Heb je een compleet beeld van de sollicitant, dan breekt fase drie uit het 4A-model aan: het aanbod of advies. Je bespreekt je eerste gedachten naar aanleiding van het gesprek. Vervolgens geef je duidelijkheid over het verdere verloop van de procedure: hoeveel gesprekken kan iemand nog verwachten, en komt daar bijvoorbeeld nog een assessment bij kijken? Wees in ieder geval duidelijk en open, want daarmee verlaag je de kans dat kandidaten hun pijlen op een ander bedrijf richten.
Als alles helder en duidelijk is – zowel voor jou als de kandidaat – ga je de afrondingsfase in. Je vat de belangrijkste punten uit het gesprek nog eens samen en vertelt hoe je het hebt ervaren. Ben je enthousiast of heb je twijfels? Wees altijd eerlijk, en laat ze dit gerust weten. Bedank je sollicitant voor het komen en geef duidelijk aan wanneer het volgende contactmoment is.