Het is voor de meesten een jaarlijks terugkerend fenomeen: het beoordelingsgesprek. Vaak een spannend moment voor werknemers, omdat er onderwerpen aan bod komen als contractverlenging, loonsverhoging en promotie. Dit maakt het voor jou als leidinggevende extra belangrijk om je goed voor te bereiden. Maar hoe doe je dat eigenlijk? In dit artikel geven we zes handige tips, zodat je elkaar straks met een goed gevoel de hand schudt.
1. Bepaal het doel van het gesprek
Allereerst, om verwarring te voorkomen: een beoordelingsgesprek is iets anders dan een functioneringsgesprek. Waar je als leidinggevende tijdens een beoordelingsgesprek vooral zelf aan het woord bent, is een functionerings- of evaluatiegesprek meer tweerichtingsverkeer. Zo staan niet alleen de prestaties van de werknemer op de agenda, maar is er ook ruimte om de leidinggevende feedback te geven. Stem daarom van tevoren duidelijk af wat het doel van het gesprek is, zodat iedereen er met dezelfde verwachtingen aan begint.
2. Neem het gesprek serieus
Daarmee bedoelen we: reserveer er (genoeg) tijd voor, ook als je een volle agenda hebt. Tijdens een drukke werkweek bestaat de kans dat dit soort verplichtingen erbij inschieten, maar laat dit liever niet gebeuren. Door gesprekken proactief te plannen en deze goed voor te bereiden, laat je medewerkers zien dat je ze serieus neemt en waardeert. Contractverlengingen, promoties of gesprekken waarin je minder positief nieuws moet delen, zijn te belangrijk om af te raffelen of tot een mailtje te reduceren.
3. Beoordeel het hele jaar door
Laat niet alles afhangen van dit ene gesprek. Daarmee neem je mogelijke druk en spanning weg bij medewerkers, en voorkom je dat ze voor verrassingen komen te staan. Het helpt hierbij om een vast ritme aan te houden, bijvoorbeeld in de vorm van een gesprekscyclus. Dit houdt in dat je op vaste momenten in het jaar plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken voert. Zo geef je medewerkers de kans om zichzelf optimaal te ontwikkelen, en ondervang je eventuele struikelblokken voordat er grotere problemen ontstaan.
4. Stel een duidelijke richtlijn op
Met een beoordelingsformulier houd je iedereen aan dezelfde standaarden, en vergelijk je eerdere prestaties eenvoudig met de huidige. Door steeds duidelijke doelen af te spreken, geef je jezelf en je medewerker houvast. Maak daarom na afloop een beoordelingsverslag, zodat je dit steeds ter voorbereiding van het volgende gesprek kunt doornemen. Zo weet je precies wat er speelt. Zorg wel dat de criteria zo objectief mogelijk zijn: baseer ze op het functieprofiel en de bijbehorende verantwoordelijkheden van de medewerker.
5. Onderbouw je feedback goed
Richt je tijdens het gesprek op prestaties, niet op persoonlijkheid. Hou het dus bij (meetbare) resultaten, en onderbouw je feedback goed. Vermoedens of geruchten mogen nooit een rol spelen tijdens een beoordeling. Maar: spelen er dingen op sociaal gebied die het werk beïnvloeden, dan is het natuurlijk wél goed om die te benoemen. Om het jezelf makkelijker te maken, kun je werken met 360-gradenfeedback. Dit houdt in dat collega’s worden gevraagd feedback te geven over de desbetreffende medewerker én daarnaast beoordeelt de medewerker ook zichzelf. Zo krijg je een completer en realistischer beeld van iemands functioneren. Je maakt het overzichtelijk door iedereen hetzelfde vragenformulier te laten invullen, op die manier kun je de reacties goed met elkaar vergelijken.
6. Foutje, bedankt!
Waar gehakt wordt, vallen spaanders – fouten maken hoort erbij en is onderdeel van het leerproces. Geef medewerkers daarom altijd de kans om hun prestaties te verbeteren, en geef duidelijk aan wat je van ze verwacht. Dit betekent niet dat je alles maar door de vingers moet zien: blijf eerlijk en realistisch, en zorg dat je goed communiceert.
Met deze zes tips heb je alles in huis voor een soepel beoordelingsgesprek, en hou je je team het hele jaar door scherp en gemotiveerd. Staan jullie gesprekken al in de agenda?