Het belang van een goed exitgesprek

Een ontslag is natuurlijk altijd vervelend. Toch kun je er als organisatie ook je voordeel mee doen: het is namelijk een mooi moment om je (ex-)collega eens om eerlijke feedback te vragen. Daarom raden we je aan om een exitgesprek vast onderdeel te maken van het offboarding proces. Maar hoe voer je zo’n gesprek? We helpen je graag op weg. 

Er zijn tal van redenen waarom een collega kan besluiten om jullie bedrijf te verlaten. Een carrièreswitch, een ander aanbod elders of gewoon: tijd voor een volgende stap. Toch kan het ook zijn dat iemand zich niet helemaal op z’n plek voelt binnen je organisatie – of dat andere interne zaken een rol spelen. Of je collega nou zelf ontslag neemt of ontslagen wordt: in beide gevallen raden we je aan om een exitgesprek in te plannen.

Aan de slag

Een goed begin is het halve werk. Daarom geven we je een aantal tips om goed voorbereid aan de slag te gaan:

• Informeer je werknemer tijdig en laat weten waar je het over wilt hebben, zodat diegene zich goed kan voorbereiden.
• Plan het gesprek op een van zijn/haar laatste werkdagen.
• Kies een neutrale ruimte, bijvoorbeeld een vergaderzaal.
• Nodig geen (directe of indirecte) leidinggevenden uit, maar voer het gesprek bij voorkeur onder vier ogen.

Voer een opbouwend gesprek

Medewerkers die het bedrijf verlaten, durven vaak eerlijker te zijn. Hun informatie is daarom van grote waarde voor de rest van je organisatie. Maar dan is het wel zaak dat jullie een constructief gesprek voeren – en daar speel jij een grote rol in. We geven je wat handige adviezen:

1. Neem niet te snel genoegen met een antwoord, maar durf door te vragen zodat je iemands motieven écht kunt achterhalen.
2. Maar: dring niet te veel aan. Als je collega ergens niet over wil praten, dan accepteer je dat.
3. Oordeel niet over zijn of haar uitspraken.
4. Geef geen commentaar als je collega feedback heeft, maar luister. Zo creëer je een open sfeer waarin alles gezegd mag worden.

Structureer je vragen

Grofweg wil je tijdens een exitgesprek van je werknemer weten waaróm diegene weggaat, wat zijn of haar persoonlijke indrukken van de organisatie zijn en wat er volgens hem of haar beter kan. Om hierachter te komen, werk je bij voorkeur met een vaste vragenlijst. Zo ga je gestructureerd het gesprek in. Als je altijd dezelfde vragen stelt, kun je bovendien de antwoorden met elkaar vergelijken en analyseren.

We adviseren je om tijdens een exitgesprek open vragen te stellen. Denk aan:

• Wat vond je van de onboarding?
• Hoe was de relatie met je leidinggevende?
• Wat vond je van de communicatie binnen het team/op de afdeling?
• Zou je ons bedrijf aanraden aan een vriend of vriendin?
• Heb je tijdens je werk genoeg begeleiding en feedback gekregen?
• Wat had ervoor gezorgd dat je wél was gebleven?

In goed vertrouwen

Een laatste – maar belangrijke – tip: wat er tijdens het exitgesprek besproken wordt, is vertrouwelijk. Zorg ervoor dat je collega daarvan op de hoogte is, zodat hij of zij zich meer open durft te stellen. En deel de verkregen informatie dus ook echt alleen binnen de hr-afdeling.