Wat zijn de verplichtingen van werkgevers voor thuiswerkende werknemers?

Van de overheid mogen we mondjesmaat de sociale bezigheden weer oppakken. Toch  blijft thuiswerken nog steeds de norm; massaal met je collega’s lunchen en borrelen zit er dus nog even niet in. Maar wat zijn  de verplichtingen van werkgevers voor hun thuiswerkende werknemers? En is daarin iets veranderd door de coronamaatregelen? Wij vroegen het arbeidsrechtadvocaat Martijn Meijer.

Wat zijn de standaard verplichtingen van werkgevers?

Werkgevers hebben een zorgplicht, die is vastgesteld in de Arbowet. Dat houdt in dat de werkgever verantwoordelijk is voor een gezonde en veilige werkomgeving, ook als werknemers thuiswerken. Je bent bijvoorbeeld als werkgever verantwoordelijk voor een ergonomische bureau-opstelling en dat werknemers zich houden aan de arbeidstijdenwet. De arbeidstijdenwet stelt onder andere dat werknemers voldoende rust moeten krijgen/nemen tussen werktijden.

Binnen de zorgplicht valt ook het actief informeren en instrueren van je werknemers over veilig en gezond werken. Wat veilig en gezond specifiek inhoudt voor jouw branche, staat beschreven in het Arbobesluit en de Arboregeling. Inventariseer bij je werknemers wat zij nodig hebben om een gezonde en veilige werkplek thuis te kunnen realiseren. Ga vervolgens met ze in overleg over wat jij als werkgever kunt doen om ze hierin te ondersteunen. Uiteraard gaat de wet uit van wat redelijkerwijs mogelijk is. Van de werknemer wordt verwacht dat deze op een veilige manier gebruikmaakt van de werkplek en dat op een veilige manier het werk verricht wordt.

Blijf altijd met je werknemers communiceren over hun fysieke en mentale gezondheid, ook dit hoort bij je zorgplicht als werkgever. 

Zijn er door corona nieuwe verplichtingen voor werkgevers van kracht?

De overheid heeft het bedrijfsleven verzocht om zo veel mogelijk vanuit huis te werken. De regering heeft ook aangegeven te  begrijpen dat het voor werkgevers niet altijd even makkelijk is om deze omschakeling te maken. Er zijn tijdens de coronacrisis daarom ook geen nieuwe verplichtingen toegevoegd aan de Arbowet De overheid is van mening dat de Arbowet voldoende dekking biedt aan werknemers voor een gezonde en veilige thuiswerkplek. 

Voor zowel werkgevers als werknemers is het een bijzondere tijd, waar de meesten niet op gerekend hadden. Blijf juist nu nauw contact onderhouden met je werknemers. Mochten werknemers klachten ervaren van fysieke en/of mentale aard door het thuiswerken, dan is de werkgever verantwoordelijk hier oplossingen voor te bieden. De werkdruk verlagen of de mogelijkheid bieden om de werktijden flexibeler in te delen, kan in veel gevallen uitkomst bieden. 

Inmiddels zijn we een aantal weken verder en heb je als werkgever meer inzicht kunnen krijgen in de benodigdheden en behoeften van je werknemers. Maak op basis van deze inzichten een plan voor de komende weken, waarin het advies van de overheid nog steeds luidt: ‘werk zo veel mogelijk vanuit huis’. Deel de plannen die je hebt gemaakt om je werknemers te voorzien van een veilige en gezonde thuiswerkplek binnen je organisatie. Heb je deze plannen nog niet? Bekijk dan deze infographic en/of de aanbevelingen van de overheid over vitaal thuiswerken. 

Is het nodig om arbeidsovereenkomsten aan te passen?

Wanneer de overheid besluit dat thuiswerken voor een lange tijd de norm blijft of jij als werkgever jouw werknemers meer ruimte wilt bieden om thuis te werken, kan het verstandig zijn om voor nieuwe werknemers een aangepast arbeidsovereenkomst te maken. Voor werknemers die al in dienst waren vóór dat de coronamaatregelen van kracht waren, kun je een thuiswerkovereenkomst opstellen naast hun huidige arbeidsovereenkomst. Een aantal punten zijn belangrijk om hierin op te nemen:

• • De mogelijkheid voor preventieve controles. In de huidige arbeidsovereenkomst is de werkplek een locatie in eigendom van of gehuurd door de werkgever. Indien een werknemer thuiswerkt, mag de werkgever niet zonder toestemming van de werknemer de woning betreden voor een controle. Deze toestemming kun je vastleggen in een aangepaste arbeidsovereenkomst.
  • Criteria thuiswerkplek. Halverwege maart moesten werknemers van de een op andere dag thuiswerken, hierdoor was het voor werkgevers lastig om voor iedereen te zorgen dat zij een goede en veilige thuiswerkplek hadden. Nu je meer inzicht hebt in de benodigdheden van je werknemers, kun je in een overeenkomst vastleggen waar de thuiswerkplek aan moet voldoen en dat de werknemer contact op moet nemen indien er aanpassingen nodig zijn.  Tevens kun je een bruikleenovereenkomst opnemen wanneer jij je werknemers voorziet van bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel, beeldscherm, laptop, muis en/of andere kantoorartikelen. Mocht je nog onvoldoende zicht hebben op de benodigdheden van je werknemers, ga dan alsnog met hen in gesprek hierover. Deze infographic van TNO kan een houvast bieden voor jou en je personeelsleden.

• Privacy. Zoals eerder al is beschreven wordt er duidelijk onderscheid gemaakt in werklocatie en de woning van een werknemer in de huidige arbeidsovereenkomst. Wanneer de woning van een werknemer ook de werklocatie wordt, zal je als werkgever duidelijk de privacyregels moeten omschrijven. Tot hoever mag je toegang krijgen tot de thuiswerklocatie om voldoende zicht te hebben op de werkzaamheden en te kunnen voldoen aan je zorgplicht? Het opstellen van privacyreglementen kan zeer complex zijn. Het is aan te raden om een arbeidsrechtadvocaat hierover te raadplegen.

Hoe schakel je als werkgever het beste om?

Neem de voorschriften van de Arbowet serieus, want bij controles van de Arbodienst bij werknemers thuis kunnen er boetes uitgedeeld worden als de werkplekken niet in orde zijn. Uiteraard wordt er wel rekening gehouden met wat er redelijkerwijs van een werkgever verwacht kan worden om aan de zorgplicht te kunnen voldoen.

Maak een plan met verschillende scenario’s, zodat je beter voorbereid bent op eventuele nieuwe maatregelen en veranderingen. Blijf voortdurend met je werknemers in contact om hen te informeren over je plannen en te horen hoe het met hen gaat. Stel binnen je organisatie iemand aan die je werknemers faciliteert in het gezond en veilig houden van hun thuiswerkplek. Instrueer werknemers om niet te veel of te weinig te werken, zich te houden aan de arbeidstijdenwet en alsnog hun vakantie- en vrije dagen op te nemen. Zo houden zij een goede balans in werkdruk en voorkom je stressverschijnselen.